Что входит в архивную обработку документов?

Что входит в архивную обработку документов?

Работа с документацией – важная часть деятельности любой компании или предприятия. Документы необходимо правильно хранить, своевременно предоставлять налоговой и другим контролирующим органам, правильно уничтожать. Зачастую сделать это силами сотрудников компании затруднительно. Необходимо выделять помещение под архив, нанимать архивариуса или же давать сотрудникам компании дополнительную нагрузку. Оптимальным выходом в этой ситуации будет обратиться в специализированную компанию, для которой работа с документацией - основное направление деятельности. 

Что же входит в услугу архивной обработки документов?

В первую очередь это экспресс-аудит архива. Специалисты компании по работе с документами оценивают объем и состояние документов, условия их хранения, предлагают возможные пути для оптимизации документооборота. В зависимости от объема архива эта процедура может занимать от нескольких часов до нескольких дней. По ее итогам будут сформированы рекомендации, как оптимизировать хранение документов в компании.

Второй этап - систематизация имеющегося архива. Все документы разбирают, систематизируют по необходимому критерию (временному периоду, сотруднику, клиенту и т.п.). Специалисты также устанавливают срок хранения для каждого документа и уничтожают те, сроки хранения которых в соответствии с законодательством подошли к концу. Оставшиеся бумаги формируют в дела, выполняют архивный переплет. В обязательном порядке будут предоставлены акты о выделении документов к уничтожению и о собственно уничтожении.

Отдельным пунктом стоит назвать внедрение электронной системы документооборота. Все больше компаний сегодня стремятся перейти на нее, так как это позволяет не только беречь природу, но и экономить время и деньги. В этом случае все необходимые документы будут соответствующим образом отсканированы, загружены в базу данных. Компания получит возможность систематизировать их по любым требуемым параметрам, мгновенно находить нужный документ, устанавливать для отдельных файлов права доступа.

Процедура архивной обработки документов сделает работу с ними проще и прозрачнее, позволит сэкономить время сотрудников и деньги компании, оптимизировать бизнес-процессы.